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Re:PREZIO
Verkauf & Kanäle

Bestellungen / Speisekarte

In diesem Bereich richten Sie ein, dass Ihr Agent Bestellungen entgegennimmt: Sie aktivieren die Bestellfunktion, legen fest, wann und wie bezahlt wird, pflegen Ihre Speisekarte (Kategorien, Artikel, Preise, Optionen), konfigurieren optional Lieferung mit Gebühren und Liefergebieten und verfolgen eingehende Bestellungen live auf einer Bestelltafel. Geeignet vor allem für Restaurants, Imbisse, Bäckereien und alle, die Speisen/Produkte zur Abholung oder Lieferung verkaufen.

Der Bereich verteilt sich auf zwei Seiten im Agenten-Menü:

  • "Speisekarte" (Menüpunkt Ordering / Bestellungen) — Einstellungen, OCR-Import und der Speisekarten-Editor.
  • "Aktuelle Bestellungen" (Menüpunkt Orders) — die Live-Bestelltafel für die Küche.

Hinweis zum Detailgrad: Einige Felder erscheinen nur, wenn der Erweiterte Modus ("Advanced") oben im Dashboard eingeschaltet ist. Im einfachen Modus sehen Sie nur die wichtigsten Felder; im erweiterten Modus zusätzlich Lieferung, das Bestell-Playbook, Optionsgruppen pro Artikel sowie Steuersatz, Zubereitungszeit, Allergene und Währung je Artikel. Diese Stellen sind unten jeweils mit (nur erweiterter Modus) markiert.

Währung: Es gilt eine Währung pro Unternehmen, die in den Unternehmenseinstellungen festgelegt wird. Alle Preise zeigen automatisch das passende Symbol (z. B. €). Sie geben Beträge immer in der Haupteinheit ein (z. B. 9,50); intern wird in der kleinsten Einheit (Cent) gespeichert. Die Währung am einzelnen Artikel ist daher nur lesbar und kann nicht abweichen.

11.1 Bestellfunktion aktivieren und Grundeinstellungen ("Bestell-Einstellungen")

Diese Einstellungen stehen ganz oben auf der Seite "Speisekarte".

Schritt 1: Bestellungen aktivieren. - "Bestellungen annehmen" (ordering_enabled): Der Hauptschalter. Solange er aus ist, nimmt der Agent keine Bestellungen entgegen, egal wie vollständig die Speisekarte ist. - Standard: Aus. - Empfehlung: Erst einschalten, wenn Speisekarte, Preise, Öffnungszeiten und Zahlungsart fertig sind.

Schritt 2: Bestellannahme kurzfristig pausieren ("Bestellannahme"). Direkt unter dem Hauptschalter liegt eine eigene Pausensteuerung für stressige Momente (order_paused_until). Sie wird sofort gespeichert, unabhängig vom "Speichern"-Button. - Solange nicht pausiert, steht dort "Bestellungen werden angenommen." - Buttons "30 Min pausieren" und "1 Std pausieren" stoppen die Annahme neuer Bestellungen für das gewählte Fenster; danach läuft sie automatisch wieder an. Während der Pause steht dort "Pausiert bis HH:MM", und Sie können mit "Annahme fortsetzen" sofort wieder öffnen. - Empfehlung: Nutzen Sie das, wenn die Küche überlastet ist — die laufende Speisekarte bleibt unverändert, es kommen nur vorübergehend keine neuen Bestellungen rein.

Schritt 3: Bezahlzeitpunkt festlegen ("Bezahlung"). - "Bezahlung" (order_payment_timing): Wann der Kunde zahlt. Drei Optionen: - "Bei Abholung zahlen" (onsite) — Zahlung vor Ort/bei Lieferung, keine Online-Zahlung nötig. - "Online im Voraus zahlen" (prepay) — der Kunde bezahlt sofort online (über Stripe); die Bestellung gilt erst nach Zahlung als eingegangen. - "Kunde entscheiden lassen" (customer_choice) — der Kunde wählt selbst zwischen Vorkasse und Vor-Ort-Zahlung. - Standard: "Bei Abholung zahlen" (onsite). - Empfehlung: Für Stammkundschaft mit Abholung reicht Vor Ort. Für Lieferung empfiehlt sich Vorkasse (siehe 11.4), um Fake-Adressen zu vermeiden.

Schritt 4: Abholung anbieten. - "Abholung anbieten" (order_fulfillment_pickup): Erlaubt, dass Kunden zur Selbstabholung bestellen. - Standard: An. - Empfehlung: An lassen. Wenn Sie nur liefern, schalten Sie es aus und aktivieren Lieferung (11.4).

Schritt 5: Standard-Zubereitungszeit setzen. - "Standard-Zubereitungszeit (Minuten)" (order_prep_minutes_default): Wie lange eine Bestellung üblicherweise braucht. Daraus errechnet der Agent die Abholzeit-Schätzung für Kunden. - Standard: 20 Minuten. Erlaubter Bereich: 0 bis 1440 (24 Stunden). - Empfehlung: Realistischen Stoßzeiten-Wert wählen, lieber etwas großzügiger. Einzelne Artikel können davon abweichen (siehe 11.3).

Schritt 6: Mindestbestellwert festlegen. - "Mindestbestellwert" (order_min_total_cents): Unter diesem Wert nimmt der Agent keine Bestellung an. Eingabe in der Haupteinheit (z. B. 10,00). - Standard: Leer = kein Mindestwert. - Empfehlung: Bei reiner Abholung oft nicht nötig; bei Lieferung sinnvoll (für die Lieferung gibt es zusätzlich einen eigenen Mindestwert, siehe 11.4).

Schritt 7: Öffnungszeiten verknüpfen ("Bestellzeiten"). - Die Bestellzeiten werden nicht hier, sondern in einem eigenen Bereich gepflegt. Über den Link "Öffnungszeiten verwalten →" gelangen Sie dorthin. An geschlossenen Tagen werden keine Bestellungen angenommen; die KI nennt dem Kunden, ab wann wieder bestellt werden kann. - Empfehlung: Öffnungszeiten unbedingt pflegen, bevor Sie live gehen — sonst nimmt der Agent rund um die Uhr an.

Schritt 8 (nur erweiterter Modus): Bestell-Playbook. - "Bestell-Playbook" (order_intake_playbook): Freitext-Anweisungen, wie die KI Bestellungen aufnimmt (z. B. „Immer ein Getränk zum Essen vorschlagen", „Bei Pizza nach gewünschtem Schnitt fragen"). - Standard: Leer. Maximal 8.000 Zeichen. - Empfehlung: Kurz halten und nur echte Sonderregeln aufnehmen.

Schritt 9: Speichern. Klicken Sie auf "Einstellungen speichern". (Die Pausensteuerung aus Schritt 2 speichert separat und sofort.)

11.2 Speisekarte schnell per Foto/PDF importieren ("Speisekarte hochladen (OCR)")

Statt jeden Artikel von Hand zu tippen, können Sie ein Foto oder PDF Ihrer bestehenden Speisekarte hochladen. Der Bereich liest sie automatisch aus (OCR/Vision) und legt eine Vorschau-Tabelle an, die Sie vor dem Übernehmen prüfen.

Schritt 1: Datei hochladen. Ziehen Sie die Datei in das Feld "Speisekarte (Bild/PDF) hierher ziehen oder klicken" oder klicken Sie zum Auswählen. - Erlaubte Formate: PNG, JPG, WEBP, HEIC, PDF, bis 20 MB.

Schritt 2: Erkannte Artikel prüfen. Nach der Analyse erscheint eine Tabelle mit je einer Zeile pro Artikel und den Spalten: - "Übernehmen" — Haken raus = dieser Artikel wird nicht importiert. - "Name" — direkt korrigierbar. Hat ein Artikel erkannte Optionen (z. B. Größe/Beläge), steht darunter ein Hinweis „Optionen: … — nach dem Import bearbeitbar". Diese Optionsgruppen werden mitimportiert; feinjustieren können Sie sie danach im Editor (11.3). - "Kategorie" — Freitext. Eine passende Kategorie wird automatisch gefunden oder neu angelegt (Groß-/Kleinschreibung egal). Leer = ohne Kategorie. - "Preis" — in der Haupteinheit, korrigierbar.

Schritt 3: Importieren. Klicken Sie auf "{Anzahl} Artikel importieren". Es werden nur abgehakte Zeilen mit Namen übernommen; fehlende Kategorien werden dabei automatisch angelegt. Mit "Abbrechen" verwerfen Sie die Vorschau.

11.3 Speisekarte pflegen ("Speisekarte"-Editor)

Hier bauen Sie die Karte auf, aus der Kunden bestellen: Kategorien → Artikel → (optional) Optionsgruppen.

Schritt 1: Kategorie anlegen ("Kategorie hinzufügen"). - "Kategoriename" (z. B. Vorspeisen, Pizzen, Getränke) eingeben, dann "Kategorie hinzufügen". - Jede Kategorie hat in der Liste: - ein editierbares Namensfeld (Klick rein, ändern, Fokus verlassen = gespeichert), - einen Schalter "Aktiv" (is_active, Standard: an) — ausgeschaltet erscheint sie für Kunden nicht und wird im Editor mit dem Badge "Ausgeblendet" markiert; die Artikel bleiben erhalten, - ein Papierkorb-Symbol zum Löschen (nach Rückfrage; die Artikel werden dann „Ohne Kategorie" geführt, nicht gelöscht). - Artikel ohne Kategorie landen automatisch im Block "Ohne Kategorie".

Schritt 2: Artikel anlegen ("Artikel hinzufügen"). - "Name" (Pflicht, z. B. Pizza Margherita). - "Kategorie" — Auswahl bestehender Kategorien oder "Ohne Kategorie". - "Beschreibung" — kurze Beschreibung für Kunden (optional). - "Preis" — in der Haupteinheit, z. B. 9,50. Maximal 100.000 (Haupteinheit) pro Artikel; Minimum 0. - Mit "Artikel hinzufügen" speichern.

Schritt 3: Artikel bearbeiten (Stift-Symbol "{Name} bearbeiten"). Im Dialog stehen: - "Name", "Beschreibung", "Kategorie", "Preis" — wie oben. - "Währung" (nur erweiterter Modus) — nur lesbar, ergibt sich aus dem Unternehmen. - "Steuer %" (nur erweiterter Modus) (tax_rate_percent): MwSt.-Satz für diesen Artikel. Standard: 0, Bereich 0–100. In der Artikelzeile als Badge „{Satz}% Steuer" sichtbar. - "Zubereitungszeit (Min.)" (nur erweiterter Modus) (prep_minutes): überschreibt die Standard-Zeit aus 11.1 für diesen Artikel. Standard: leer (= Standard greift), Bereich 0–1440. - "Foto-URL" (photo_url): Bild neben dem Artikel. Entweder eine https://…-URL eintragen oder per "Foto hochladen" ein Bild (PNG/JPG/WEBP) hochladen. Nur http(s)-URLs sind erlaubt (Schutz vor Schad-Links). - "Allergene" (nur erweiterter Modus) (allergens): kommagetrennt, z. B. Gluten, Milch, Nüsse. Standard: leer. In der EU oft kennzeichnungspflichtig. - "Verfügbar" (is_available, Standard: an): Aus = der Artikel ist (vorübergehend) nicht bestellbar und trägt das Badge "Nicht verfügbar". Dieser Schalter ist auch direkt in der Artikelzeile vorhanden — praktisch, wenn etwas ausverkauft ist. - Speichern mit "Speichern". - Über das Papierkorb-Symbol in der Zeile löschen Sie den Artikel (nach Rückfrage).

Schritt 4 (nur erweiterter Modus): Optionsgruppen / Auswahlmöglichkeiten pflegen ("Optionen"). Über den Button "Optionen" an der Artikelzeile öffnen Sie den Dialog "Optionen für {Name}". Optionsgruppen sind Auswahlblöcke wie Größe, Soße oder Extras. - Gruppe anlegen: "Gruppenname" (z. B. Größe) eingeben, "Gruppe hinzufügen". - Pro Gruppe konfigurierbar: - "Min." (min_select): wie viele Auswahlen der Kunde mindestens treffen muss. Standard: 0 (= optional). Ein Wert ≥ 1 macht die Gruppe zur Pflicht. Bereich 0–50. - "Max." (max_select): wie viele Auswahlen höchstens erlaubt sind. Standard: 1. Bereich 1–50. Beispiel Größe: Min 1 / Max 1 (genau eine). Beispiel Extras: Min 0 / Max 5 (beliebig viele bis 5). - Optionen innerhalb der Gruppe anlegen: "Optionsname" (z. B. Groß) plus "Preisänderung" (price_delta_cents) in der Haupteinheit — wird zum Artikelpreis addiert (z. B. +1,50; 0 = preisneutral). Dann "Option hinzufügen". - Jede Option hat einen "Verfügbar"-Schalter (Standard: an) und ein Papierkorb-Symbol. - Name, Min/Max und Preise lassen sich später inline ändern (Feld ändern, Fokus verlassen = gespeichert). - Tipp: Beim OCR-Import (11.2) erkannte Optionen landen hier automatisch und können nachjustiert werden.

Wie die KI die Speisekarte nutzt: Der Agent zieht beim Bestellannehmen die strukturierte Speisekarte heran (Artikel, Preise, Optionen, Verfügbarkeiten). Preise und Summen rechnet immer der Server anhand dieser Karte — der Kunde/die KI kann keine Preise „mitschicken". Damit die KI z. B. Allergen- oder Beschreibungsfragen beantworten kann, helfen saubere, kurze Beschreibungen. (Reine Fragen außerhalb der Bestellung beantwortet der Agent über die Wissensdatenbank; falls eine Antwort fehlt, greift dort der „Recall-Fallback" — siehe Wissens-Kapitel.)

11.4 Lieferung, Gebühren, Mindestwerte und Liefergebiete ("Lieferung") — nur erweiterter Modus

Im erweiterten Modus erscheint in den Bestell-Einstellungen ein eigener Block "Lieferung" (zusätzlich zur Abholung oder statt ihr).

Schritt 1: Lieferung aktivieren. - Schalter "Lieferung" (order_fulfillment_delivery): Standard: aus. Erst eingeschaltet erscheinen die folgenden Felder.

Schritt 2: Vorkasse für Lieferung erzwingen (optional). - "Lieferung nur gegen Vorkasse" (order_delivery_requires_prepay): Lieferbestellungen müssen vor Annahme online (Stripe) bezahlt werden — schützt vor Fake-Adressen. Abholung bleibt davon unberührt. - Standard: aus. - Empfehlung: Bei Lieferung an Laufkundschaft einschalten.

Schritt 3: Standard-Konditionen festlegen. - "Liefergebühr" (order_delivery_fee_cents): wird zum Bestelltotal addiert. Leer lassen = kostenlose Lieferung. Minimum 0. - "Mindestbestellwert Lieferung" (order_delivery_minimum_cents): Mindestwert der Speisen (vor Gebühr) für eine Lieferung. Leer = kein gesonderter Lieferwert (es greift dann nur der allgemeine Mindestbestellwert aus 11.1, falls gesetzt). - "Lieferzeit (Min.)" (order_delivery_eta_minutes): grobe Lieferzeit-Schätzung für Kunden. Bereich 0–1440. Standard: leer.

Schritt 4: Liefergebiete per PLZ steuern ("Liefergebiete (PLZ)"). - Leer lassen = Sie liefern überallhin. - Über "Gebiet hinzufügen" legen Sie Zeilen mit "PLZ" an — dann liefern Sie nur in diese PLZ-Gebiete. - Je Gebiet können Sie "Gebühr" und "Mindestwert" eintragen, um die Standardwerte aus Schritt 3 für diese PLZ zu übersteuern. Lässt man die Felder leer (Platzhalter "Standard"), gelten die allgemeinen Werte. - Zeilen entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol.

Schritt 5: Speichern. Die Liefereinstellungen werden zusammen mit den übrigen Bestell-Einstellungen über "Einstellungen speichern" gesichert.

11.5 Bestelltafel — Bestellungen live abwickeln ("Aktuelle Bestellungen")

Auf der Seite "Aktuelle Bestellungen" sehen Sie alle laufenden Bestellungen als Kanban-Tafel und schalten sie durch die Küchenstufen. Die Tafel aktualisiert sich automatisch (Abfrage alle ~10 Sekunden); bei neuer Bestellung ertönt ein kurzer Signalton und es erscheint ein Hinweis-Toast. Über "Aktualisieren" können Sie manuell neu laden.

Spalten (von links nach rechts): - "Eingegangen" → "Bestätigt" → "In Zubereitung" → "Fertig". - Eine fünfte Spalte "Unterwegs" erscheint nur, sobald Lieferbestellungen im Spiel sind. - Bewusst keine eigenen Spalten haben: „Zahlung ausstehend" (Vorkasse noch nicht bezahlt), „Abgeschlossen" und „Storniert" — sie würden die Tafel nur überladen.

Jede Bestellkarte zeigt: - eine kurze Referenz (Format BK-XXXXXX) und ein Zahlungs-Badge (Unbezahlt, Zahlung ausstehend, Bezahlt, Erstattet, Vor Ort bezahlen), - Kundenname (sonst „Gast") und Eingangszeit; bei Vorbestellungen zusätzlich ein Badge "Vorbestellung {Zeitpunkt}", - bei Lieferung einen hervorgehobenen Block "Lieferung" mit Adresse und ggf. Lieferhinweisen, sonst den Vermerk "Abholung", - die Positionen (Menge × Artikel inkl. gewählter Optionen) mit Zeilensummen, ggf. die "Liefergebühr" und die "Gesamt"-Summe.

Schritt 1: Bestellung weiterschalten. Der große Button schaltet immer zur nächsten Stufe: - Eingegangen → "Bestätigen" → "Zubereitung starten" → "Als fertig markieren". - Danach bei Abholung: → "Abschließen". - Bei Lieferung: → "Auf Lieferung" → "Als geliefert markieren". - Der Kunde wird bei Statuswechseln benachrichtigt.

Schritt 2: Bestellung stornieren. Über das X / "Stornieren" öffnet sich ein Dialog. Optional einen "Grund" angeben (z. B. Artikel nicht vorrätig), dann "Bestellung stornieren" bestätigen. Das ist endgültig, und der Kunde wird benachrichtigt. Mit "Bestellung behalten" brechen Sie ab.

Tipps & Stolpersteine

  • Reihenfolge beim Live-Gehen: erst Speisekarte + Preise + Optionen, dann Öffnungszeiten (eigener Bereich!), dann Zahlungsart, zuletzt den Schalter "Bestellungen annehmen". Sonst nimmt der Agent ohne Karte oder rund um die Uhr an.
  • Erweiterter Modus nicht vergessen: Lieferung, Optionsgruppen, Steuersatz, Zubereitungszeit pro Artikel, Allergene und das Playbook sind nur im Advanced-Modus sichtbar. Wer sie vermisst, schaltet oben den erweiterten Modus ein.
  • Preise immer in der Haupteinheit eingeben (9,50, nicht 950). Sowohl Komma als auch Punkt werden akzeptiert; gespeichert wird intern in Cent.
  • Pausieren ≠ Abschalten: Die Schnell-Pause (30/60 Min) stoppt nur neue Bestellungen vorübergehend und speichert sofort. Wer die Funktion dauerhaft beenden will, schaltet "Bestellungen annehmen" aus und speichert.
  • Optionsgruppen Min/Max: Min ≥ 1 macht die Gruppe zur Pflichtauswahl. Klassiker für Größe: Min 1 / Max 1. Für freiwillige Extras: Min 0 / Max n.
  • „Ausgeblendete" Kategorie vs. „nicht verfügbarer" Artikel: Eine inaktive Kategorie versteckt alle ihre Artikel für Kunden; ein einzelner „Nicht verfügbar"-Artikel verschwindet nur selbst. Beides löscht nichts.
  • Kategorie löschen ist nicht Artikel löschen: Beim Löschen einer Kategorie bleiben die Artikel erhalten und rutschen in „Ohne Kategorie".
  • Lieferung & Mindestwerte: Es gibt zwei Mindestwerte — den allgemeinen (11.1) und den Liefer-Mindestwert (11.4). Pro PLZ-Gebiet können Gebühr und Mindestwert die Standardwerte zusätzlich übersteuern; leere Gebietsfelder erben den Standard.
  • Liefergebiete: Keine PLZ eingetragen = Lieferung überallhin. Wer nur in bestimmte PLZ liefert, muss diese vollständig eintragen — eine fehlende PLZ heißt „keine Lieferung dorthin".
  • Vorkasse: Bei Online im Voraus zahlen (oder Lieferung nur gegen Vorkasse) muss Stripe eingerichtet sein, sonst bleibt die Bestellung in „Zahlung ausstehend" hängen und erscheint nicht in der Küchen-Tafel.
  • Bestelltafel-Ton: Der Signalton bei neuen Bestellungen kann vom Browser blockiert sein, bis einmal in der Seite geklickt wurde — der visuelle Hinweis erscheint aber immer. Lassen Sie die Tafel im Küchenbetrieb in einem offenen Tab.
  • OCR ist eine Vorlage, kein Endergebnis: Preise und Namen aus Foto/PDF immer in der Vorschau prüfen, bevor Sie importieren — OCR kann sich verlesen.