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Re:PREZIO
Betrieb & Qualität

Budget & Kosten

In diesem Bereich geht es um die Kosten, die Ihr KI-Assistent verursacht (für Sprachmodell-Anfragen, Telefonate, Nachrichten usw.), und um die Frage, wie Sie eine Kostenobergrenze setzen, damit nie mehr ausgegeben wird, als Sie möchten. Prezio verfolgt jeden Cent über alle Kanäle hinweg und kann den Assistenten automatisch stoppen, sobald ein von Ihnen festgelegtes Tageslimit erreicht ist.

Wichtig vorab: Das eigentliche Eingabefeld für die Kostenobergrenze ("Daily spend cap" / "Tagesbudget") sowie die ausführlichen Kosten-Auswertungen (Spend-Reports) sind in Prezio als Administrator-Funktionen hinterlegt. Sehen Sie diese Felder in Ihrem Dashboard nicht, hat Ihr Konto keine Admin-Rechte – dann legt Ihr Prezio-Betreuer die Obergrenze für Sie fest. Bitten Sie in diesem Fall einfach um einen gewünschten Tageswert (z. B. "10 USD pro Tag pro Assistent"). Die Funktionsweise ist in beiden Fällen identisch und unten vollständig beschrieben.

Das Tagesbudget (Kostenobergrenze) setzen

Das Tagesbudget ist eine harte Obergrenze in US-Dollar pro Assistent und rollierendem 24-Stunden-Zeitraum. Wird sie erreicht, hört der Assistent von selbst auf, Geld auszugeben – über alle Kanäle hinweg. Das schützt Sie zuverlässig vor unerwartet hohen Rechnungen, etwa wenn jemand Ihren Web-Chat automatisiert in einer Schleife anspricht.

Schritt 1: Öffnen Sie die Übersicht des Assistenten. Gehen Sie zu Ihrem Assistenten und öffnen Sie den Reiter "Übersicht" (Overview). Schalten Sie ggf. oben rechts in den erweiterten Modus ("Advanced"), denn die Modell- und Budget-Einstellungen liegen in der Karte "AI model" (KI-Modell), die nur im erweiterten Modus sichtbar ist.

Schritt 2: Tragen Sie das Tagesbudget ein. In der Karte "AI model" finden Sie (sofern für Ihr Konto freigeschaltet) das Feld "Daily spend cap (USD)" bzw. "Tagesbudget (USD)".

  • Was es bewirkt: Die Summe aller Kosten des Assistenten der letzten 24 Stunden wird gegen diesen Wert geprüft. Sobald sie die Marke erreicht oder überschreitet, stoppt der Assistent (siehe nächster Abschnitt). Es zählt nicht nur der Web-Chat, sondern alles: Chat, WhatsApp, SMS, E-Mail, Telefonate (Voice) sowie kostenpflichtige Hintergrundaktionen wie Website-Crawl, Menü-Erkennung per Foto (OCR) und der Retrieval-Test.
  • Eingabe: Zahl in US-Dollar, schrittweise in 0,50-Schritten einstellbar, Minimum 0. Beispiel-Platzhalter im Feld: "z. B. 10.00 — leer lassen für kein Limit".
  • Standard: leer (kein Limit). Ein neu angelegter Assistent hat also keine Obergrenze – die Kosten laufen unbegrenzt weiter, bis Sie selbst eine Grenze setzen.
  • Empfehlung: Setzen Sie auf jeden Fall einen Wert. Ein guter Start für einen kleinen Betrieb sind 5–15 USD pro Tag. Beobachten Sie in den ersten Wochen Ihren tatsächlichen Tagesverbrauch (siehe Kosten-Report unten) und setzen Sie die Grenze mit etwas Puffer darüber, damit normaler Betrieb nicht unnötig blockiert wird.

Schritt 3: Speichern. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die durchgehend sichtbare Speichern-Schaltfläche am unteren Rand. Erst nach dem Speichern ist die Obergrenze aktiv. (Ein leeres Feld speichert "kein Limit".)

Was passiert, wenn das Budget erreicht ist

Wichtig: Prezio sperrt Ihren Assistenten nicht dauerhaft und verschickt keine kostenpflichtige Antwort mehr, solange das Limit überschritten ist. Das Verhalten unterscheidet sich je nach Kanal, ist aber immer so gestaltet, dass Ihre Kundinnen und Kunden nie die internen Budget-Zahlen zu sehen bekommen:

  • Web-Chat (eingebettetes Widget / Portal): Anfragen werden vor dem Sprachmodell-Aufruf abgewiesen. Der Kunde erhält eine neutrale Meldung sinngemäß "Dieser Assistent ist vorübergehend nicht verfügbar. Bitte versuchen Sie es später erneut." (technisch HTTP 429 mit einem Wiederholungs-Hinweis von 1 Stunde). Der konkrete Budgetbetrag wird nie nach außen gezeigt.
  • WhatsApp, SMS, E-Mail: Die eingehende Nachricht wird angenommen, aber es wird keine KI-Antwort erzeugt – der Assistent bleibt einfach stumm, statt Geld auszugeben. Ein missglückter Kontakt ist also eine ausbleibende Antwort, keine Fehlermeldung an den Kunden.
  • Telefon (Voice): Statt eines (kostenpflichtigen) KI-Gesprächs wird eine "vorübergehend nicht verfügbar"-Ansage ausgespielt. Schlägt die Budgetprüfung selbst fehl (z. B. kurze technische Störung), wird das Gespräch nicht blockiert ("fail open") – im Zweifel hat das Telefonieren Vorrang.
  • Kostenpflichtige Konfigurationsaktionen (Website-Crawl in der Wissensdatenbank, Menü-Erkennung per Foto, der Retrieval-Test im KI-Debug-Bereich): Diese werden bei erreichtem Budget mit einem Hinweis pausiert, damit auch das Einrichten nicht heimlich Ihr Tageslimit sprengt.

Sobald der 24-Stunden-Zeitraum weiterrollt und ältere Kosten aus dem Fenster fallen, nimmt der Assistent von selbst wieder den Betrieb auf – Sie müssen nichts zurücksetzen.

Beachten Sie: Telefonate (Voice) sind in den meisten Konten der größte Kostentreiber. Das Tagesbudget zählt sie bewusst mit – ein reines "Chat-Limit" gibt es nicht.

Der Kosten-Report (Spend-Report)

Wie viel Ihr Assistent tatsächlich kostet, sehen Sie im Auswertungsbereich (in Prezio unter der Admin-Übersicht, "Admin overview"). Auch dieser Bereich ist eine Betreiber-/Admin-Ansicht; falls er Ihnen nicht angezeigt wird, fordern Sie die Zahlen bitte bei Ihrem Prezio-Betreuer an. Dort finden Sie:

Schritt 1: Zeitraum wählen. Oben schalten Sie zwischen den Fenstern "24h", "7d", "30d" und "90d" um. Standard: 30 Tage. Alle Kennzahlen darunter beziehen sich auf das gewählte Fenster.

Schritt 2: Die Kennzahlen-Kacheln lesen. Die obere Leiste zeigt: - "Total cost" – Gesamtkosten im Zeitraum in USD. - "Requests" – Anzahl kostenpflichtiger Aufrufe. - "Active agents" – wie viele Assistenten überhaupt Kosten verursacht haben. - "Distinct users" – Anzahl beteiligter Konten. - "Input tokens" / "Output tokens" – verbrauchte Eingabe-/Ausgabe-Token des Sprachmodells (in k/M abgekürzt). Token sind die Abrechnungseinheit der KI-Anbieter.

Schritt 3: Verlauf und Aufschlüsselung prüfen. - "Spend over time" – eine Verlaufskurve der täglichen Kosten über das gewählte Fenster. Ideal, um Ausreißer-Tage zu erkennen. - "By channel" – Kosten aufgeschlüsselt nach Kanal (z. B. voice, whatsapp, sms, email, embed, portal), als Balken mit prozentualem Anteil und USD-Betrag. So sehen Sie sofort, ob z. B. die Telefonie den Löwenanteil ausmacht. - "By model" – Kosten je verwendetem KI-Modell (z. B. gpt-4o, gpt-4o-mini). Telefonate erscheinen als zusammengefasster Eintrag (z. B. vapi-voice-call), da ein Anruf mehrere zugrundeliegende Dienste bündelt.

Schritt 4: Größte Kostenverursacher und Limits sehen. Die Tabelle "Top 10 agents by spend" listet die teuersten Assistenten mit Spalten Agent, Owner (Eigentümer-E-Mail), Requests, Tokens (in/out), Cost und – besonders relevant für dieses Kapitel – "Cap": Hier steht das gesetzte Tagesbudget (z. B. $10/d) oder "—", wenn kein Limit gesetzt ist. Über "See all →" gelangen Sie zur vollständigen Liste; eine separate Auswertung rollt die Kosten zusätzlich pro Eigentümer-Konto auf.

Schritt 5 (optional): Daten exportieren. Die Auswertungen lassen sich als CSV herunterladen (Nutzer-, Assistenten- und Audit-Listen). Die Assistenten-CSV enthält pro Zeile u. a. name, owner_email, daily_budget_usd, requests und cost_usd – praktisch für die eigene Buchhaltung oder eine Tabellenkalkulation.

Wie die Preise zustande kommen

Sie müssen keine Preise hinterlegen – Prezio rechnet vollautomatisch und mit aktuellen Tarifen:

  • Token-Preise (Sprachmodell) sind dynamisch. Sie stammen aus einem laufend gepflegten Preiskatalog (LiteLLM) und werden alle 6 Stunden aktualisiert; bei Netzwerkproblemen greift ein mitgelieferter, zuletzt bekannter Stand. Es sind also keine fest einprogrammierten Preise – wenn ein Anbieter seine Tarife ändert, zieht Prezio nach.
  • Alle Anbieterkosten werden erfasst. Jeder kostenpflichtige externe Aufruf schreibt eine Zeile in die Kostenerfassung: Sprachmodell-Aufrufe (Chat und Bild-Analyse), Texteinbettungen (Embeddings für die Wissensdatenbank), Telefonate (inkl. Aufschlüsselung in Sprachmodell/Sprachausgabe/Spracherkennung/Transport), SMS und WhatsApp über Twilio, ein- und ausgehende E-Mails sowie die monatliche Miete für eine bereitgestellte Telefonnummer. Genau diese erfasste Summe ist die Grundlage sowohl für den Kosten-Report als auch für die Budget-Prüfung.
  • Nicht in dieser Summe enthalten sind systembedingt einige Posten, die nicht zum "pro Anruf"-Schema passen – insbesondere Stripe-Zahlungsgebühren (werden direkt von den Auszahlungen abgezogen; siehe Ihren Stripe-Kontoauszug) sowie reine Speicherkosten für hochgeladene Dateien. Diese tauchen daher weder im Tagesbudget noch im Spend-Report auf.

Tipps & Stolpersteine

  • Ohne gesetztes Limit gibt es keinen Schutz. Der Standard ist "leer = kein Limit". Setzen Sie aktiv eine Obergrenze – sonst kann eine fehlerhafte Integration oder ein Missbrauchsversuch unbegrenzt Kosten verursachen.
  • Das Limit ist eine harte Grenze, kein "Soft-Warnsignal". Bei Erreichen wird der Assistent stummgeschaltet, nicht nur gewarnt. Setzen Sie das Limit großzügig genug, damit normale Stoßzeiten (z. B. ein voller Mittagstisch) nicht zur Mittagszeit ausgebremst werden.
  • Das Fenster ist rollierend (letzte 24 h), nicht der Kalendertag. Die Grenze "resettet" nicht um Mitternacht, sondern gibt schrittweise wieder frei, sobald ältere Kosten aus dem 24-Stunden-Fenster fallen.
  • Telefonate fressen das Budget am schnellsten. Wenn Ihr Limit überraschend früh erreicht ist, prüfen Sie zuerst die Aufschlüsselung "By channel" – meist ist voice der Treiber.
  • Der Betrag ist in US-Dollar (USD), unabhängig von Ihrer Abrechnungswährung. Kalkulieren Sie bei der Festlegung ggf. den Wechselkurs grob mit ein.
  • Felder nicht sichtbar? Sowohl das Budget-Eingabefeld als auch der Spend-Report sind in Prezio admin-/betreiberseitig. Sehen Sie sie nicht, ist das kein Fehler – wenden Sie sich für Limit und Auswertung an Ihren Prezio-Ansprechpartner.
  • Kunden sehen nie Zahlen. Egal welcher Kanal: Bei erreichtem Budget bekommen Ihre Kundinnen und Kunden nur eine neutrale "vorübergehend nicht verfügbar"-Antwort oder gar keine – nie den Budgetbetrag oder den aktuellen Verbrauch.