Verkauf & Kanäle

Lead-Qualifizierung & CRM

In diesem Bereich legen Sie fest, wer aus einer Unterhaltung zum Kontakt (Lead) wird und wie wertvoll dieser Kontakt eingestuft wird. Prezio bewertet jeden Lead automatisch nach dem BANT-Schema (Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf, Zeitrahmen) und kann ihn zusätzlich gegen Ihr Wunschkundenprofil ("ICP") abgleichen. Sie erreichen die Einstellungen über den Agenten-Reiter „Leads" (Bewertung & CRM) sowie „ICP" (Wunschkundenprofile).

Hinweis zum „Erweitert"-Modus: Viele Felder sind nur sichtbar, wenn oben rechts im Dashboard der Erweitert-Modus („Advanced") aktiv ist. Im Standardmodus sehen Sie nur die wichtigsten Regler. In dieser Anleitung sind die erweiterten Felder mit (nur Erweitert-Modus) gekennzeichnet. Alle Einstellungen auf der Leads-Seite werden erst beim Klick auf „Speichern" übernommen — es gibt keine automatische Zwischenspeicherung.

12.1 CRM-Modus: Wann wird ein Kontakt zum Lead?

Dies ist die wichtigste Grundsatzentscheidung. Sie steht ganz oben unter „CRM".

Schritt 1 — „Jeden Kontakt als Lead anlegen" (auto_create_on_contact) - Was es bewirkt: Bei aktiviertem Schalter wird aus jeder neuen Unterhaltung sofort ein Lead — auch dann, wenn die KI noch kein einziges Kaufsignal erkannt hat. Das ist der klassische CRM-Modus: Sie sammeln lückenlos alle Kontakte. Bei deaktiviertem Schalter (Standardverhalten) entsteht ein Lead nur, wenn die KI selbst entscheidet, dass es sich lohnt (sie ruft dann intern das Werkzeug „capture_lead" auf). - Gilt für alle Kanäle: SMS, WhatsApp, Web-Chat und E-Mail. Wichtig: Telefonanrufe erzeugen IMMER einen Lead, unabhängig von diesem Schalter — denn bei einem Anruf liegt die Rufnummer (und oft der Name) bereits durch den Telefonkanal vor und wird automatisch in den Lead übernommen. - Standard: Aus. - Empfehlung: Für Vertrieb/Akquise und die meisten Geschäftskunden einschalten — so geht kein Interessent verloren. Wenn Ihr Agent überwiegend reine Support-/Info-Anfragen beantwortet (Restaurant-Öffnungszeiten o. Ä.) und Sie keine Kontaktliste pflegen wollen, lassen Sie ihn aus.

Sobald Sie den Schalter aktivieren, erscheinen weitere Felder:

Schritt 2 — „Standard-Status ohne Signal" (default_status_no_signal) - Was es bewirkt: Welcher Status einem frisch angelegten Lead zugewiesen wird, solange die KI noch keine Bewertungssignale hat. Sobald später Punkte gesammelt werden und die Schwellen (Abschnitt 12.3) überschritten werden, wechselt der Status automatisch auf z. B. „qualifiziert" oder „in Pflege". - Auswahlmöglichkeiten: new (Neu), information (Info-Anfrage), contacted (Kontaktiert), nurturing (In Pflege), qualified (Qualifiziert), unqualified (Nicht qualifiziert). - Standard: new (Neu). - Empfehlung: Bei new belassen. Verwenden Sie information nur, wenn praktisch alle Erstkontakte reine Info-Anfragen sind.

Schritt 3 — „Info-Schlüsselwörter" (informational_keywords) (nur Erweitert-Modus) - Was es bewirkt: Eine Liste von Stichwörtern (mit Komma getrennt eingeben, z. B. öffnungszeiten, anfahrt, support). Taucht eines davon im Gesprächstext auf, wird der Lead zwangsweise auf den Status information gesetzt — ideal, um reine Auskunftsanfragen vom echten Vertriebs-Funnel zu trennen. Die Suche ist eine Teiltext-Suche ohne Beachtung von Groß-/Kleinschreibung („Öffnung" findet auch „Öffnungszeiten"). - Standard: Leer. - Empfehlung: 3–8 typische Auskunfts-Begriffe Ihrer Branche eintragen. Vorsicht vor zu allgemeinen Wörtern (z. B. „Preis"), die auch echte Kaufinteressenten verwenden.

Schritt 4 — „Wiederkehrende Kontakte verknüpfen" (link_repeat_contacts) (nur Erweitert-Modus) - Was es bewirkt: Bei aktiviert wird ein bereits bekannter Kontakt (gleiche E-Mail/Telefon) mit dem bestehenden Lead verknüpft (Markierung als Duplikat) statt jedes Mal einen neuen Lead anzulegen. So bleibt Ihre Liste sauber. - Standard: An. - Empfehlung: Eingeschaltet lassen.

12.2 Disqualifizierungs-Filter

Dieser Block (Karte „Disqualifizierung") läuft vor der eigentlichen KI-Bewertung. Trifft eine Regel zu, wird der Lead sofort als „nicht qualifiziert" verworfen und der teure KI-Aufruf gespart.

Schritt 5 — „Gesperrte Domains" (blocked_domains) - Was es bewirkt: Liste von E-Mail-Domains (kommagetrennt, z. B. wettbewerber.de, spam.com). Stammt die E-Mail-Adresse des Leads von einer dieser Domains (alles nach dem letzten @, Groß-/Kleinschreibung egal), wird er sofort disqualifiziert. Leere Liste = Regel aus. - Standard: Leer. - Empfehlung: Domains von Mitbewerbern oder bekannten Spam-Quellen eintragen.

Schritt 6 — „Freemail-Domains" (free_email_domains) (nur Erweitert-Modus) - Was es bewirkt: Wie oben, gedacht für Wegwerf-/Privat-Adressen (z. B. gmail.com, gmx.de), wenn Sie nur Geschäftskontakte wollen. - Standard: Leer. - Empfehlung: Im B2C-Geschäft leer lassen — sonst sperren Sie Ihre echten Kunden aus. Nur im reinen B2B-Vertrieb sinnvoll.

Schritt 7 — „Duplikat-Fenster (Tage)" (dup_window_days) (nur Erweitert-Modus) - Was es bewirkt: Taucht dieselbe E-Mail/Telefonnummer innerhalb dieser Tage-Spanne erneut auf, wird der neue Lead als Duplikat disqualifiziert. - Standard: 90. Wert 0 schaltet diese Fenster-Prüfung ab (die allgemeine Duplikaterkennung aus Abschnitt 12.6 läuft weiter). - Empfehlung: 90 ist ein guter Mittelwert.

Schritt 8 — „Pflichtfelder strikt" (strict_required_fields) (nur Erweitert-Modus) - Was es bewirkt: Bei aktiviert wird ein Lead disqualifiziert, sobald eines der unter „Pflichtfelder" (Abschnitt 12.7) definierten Felder fehlt. Bei aus wird das fehlende Feld nur vermerkt, der Lead aber behalten. - Standard: Aus. - Empfehlung: Aus lassen, außer Sie wollen wirklich nur vollständig ausgefüllte Leads.

12.3 Bewertungs-Schwellen

Karte „Schwellenwerte". Diese beiden Zahlen entscheiden, ab welcher Punktzahl (0–100) ein Lead als heiß bzw. lauwarm gilt.

Schritt 9 — „Qualifiziert ab" (qualified_threshold) - Was es bewirkt: Punktzahl, ab der ein Lead als qualifiziert gilt (Verkaufschance). Bereich 0–100. - Standard: 70. Empfehlung: 70 als Start, dann anhand echter Abschlüsse nachjustieren.

Schritt 10 — „In Pflege ab" (nurturing_threshold) - Was es bewirkt: Untere Schwelle: ab hier landet ein Lead im Status „in Pflege" (noch nicht reif, aber dranbleiben). Bereich 0–100. - Standard: 40. Empfehlung: Deutlich unter dem Qualifiziert-Wert halten (z. B. 40 vs. 70).

12.4 BANT-Gewichtung

Karte „Gewichtung". Hier verteilen Sie, wie stark jede Dimension in die BANT-Punktzahl eingeht. Jeder Regler läuft von 0 bis 50 in 5er-Schritten; oben zeigt ein Badge die Summe (Σ) an, die idealerweise 100 ergibt (wird sie das nicht, erscheint eine rote Warnung — die Speicherung ist aber nicht blockiert).

Schritt 11 — Die sechs Regler: - Budget (budget_weight) — Standard 25: Hinweise auf vorhandenes Budget. - Entscheidungsbefugnis (authority_weight) — Standard 20: Spricht ein Entscheider? - Bedarf (need_weight) — Standard 20: Klar formulierter Geschäftsbedarf. - (nur Erweitert-Modus) Zeitrahmen (timeline_weight) — Standard 15: Genannter Zeithorizont. - (nur Erweitert-Modus) Kontaktdaten (contact_weight) — Standard 10: E-Mail/Telefon hinterlassen. - (nur Erweitert-Modus) Engagement (engagement_weight) — Standard 10: Rückfragen, ausführliche Antworten, Eigeninitiative. - Empfehlung: Bei den Standardwerten (Summe 100) beginnen. Im Standardmodus sind nur die ersten drei Regler sichtbar — wer feinjustieren will, wechselt in den Erweitert-Modus und achtet darauf, dass die Summe wieder 100 ergibt.

12.5 Verhalten & Punkte-Verfall

Schritt 12 — Karte „Verhalten": - „Automatisch qualifizieren" (auto_qualify) — Standard Aus: Setzt Leads, die die Schwelle erreichen, automatisch auf „qualifiziert", ohne manuelle Bestätigung. - „Automatisch benachrichtigen" (auto_notify) — Standard An: Löst die internen Benachrichtigungen bei Statuswechseln aus. - Empfehlung: auto_notify an lassen; auto_qualify einschalten, wenn Sie dem Scoring vertrauen und keinen manuellen Freigabeschritt wollen.

Schritt 13 — Karte „Punkte-Verfall" (score_decay_*) (nur Erweitert-Modus) - „Verfall aktivieren" (score_decay_enabled) — Standard Aus: Lässt die Punktzahl inaktiver Leads über die Zeit sinken, damit alte Leads nicht ewig „heiß" bleiben. - Nach dem Einschalten: - „Schonfrist (Tage)" (score_decay_days) — Standard 30, Minimum 1: Tage der Inaktivität, bevor der Verfall einsetzt. - „Verfallsrate" (score_decay_rate) — Standard 0.1 (= 10 % pro Periode), Bereich 0.0–1.0, Schrittweite 0.05. - Empfehlung: Für aktiven Vertrieb sinnvoll. 30 Tage Schonfrist und 0.1 sind ein guter Start.

12.6 Duplikat-Erkennung

Karte „Duplikate".

Schritt 14: - „Duplikaterkennung" (duplicate_detection) — Standard An: Erkennt mehrfach auftretende Kontakte. (Intern: E-Mail exakt, Telefon über die letzten 7 Ziffern.) - „Abgleichsfelder" (duplicate_match_fields) — Standard email, phone: Welche Felder verglichen werden (kommagetrennt eingeben). Nur sichtbar, wenn die Erkennung an ist. - Empfehlung: Standard beibehalten.

12.7 Erweiterte Bewertungs-Bausteine (nur Erweitert-Modus)

Diese Karten erscheinen ausschließlich im Erweitert-Modus. Sie steuern die zusammengesetzte Gesamtbewertung, Reaktionszeiten und die automatische Datenanreicherung.

Schritt 15 — Karte „Zusammengesetzte Bewertung" (Composite Scoring): Die endgültige Punktzahl setzt sich aus vier gewichteten Bausteinen zusammen. Die vier Regler (0.00–1.00, Schrittweite 0.05) müssen zusammen exakt 1.00 ergeben — sonst lehnt der Server das Speichern ab (ein Balken zeigt die Summe und eine Warnung in Echtzeit). - BANT (bant_weight) — Standard 0.40. - ICP-Fit (icp_weight) — Standard 0.25: Wie stark der Wunschkunden-Abgleich (Abschnitt 12.8) zieht. - Verhalten (behavioral_weight) — Standard 0.20. - Datenanreicherung (enrichment_weight) — Standard 0.15.

Darunter die Klassifizierungs-Bänder (jeweils 0–100, müssen streng aufsteigend sein, sonst Speicher-Fehler): - „Disqualifiziert unter" (disqualified_threshold) — Standard 30. - „MQL ab" (mql_threshold) — Standard 60 (Marketing-qualifizierter Lead). - „SQL ab" (sql_threshold) — Standard 80 (Sales-qualifizierter Lead). - Empfehlung: Die Standardwerte sind ausgewogen. Ändern Sie immer nur eine Größe und prüfen Sie das Ergebnis an echten Leads.

Schritt 16 — Karte „SLA & Routing": - „Erste Reaktion (Std.)" (sla_first_response_hours) — Standard 4, Bereich 1–720: Stunden bis zum SLA-Verstoß, wenn ein zugewiesener Lead unbeantwortet bleibt. - „Eskalations-Webhook" (escalation_webhook_url) — optional, leer = nur protokollieren, kein externer Alarm: URL, die bei SLA-Verstoß angerufen wird. Max. 500 Zeichen. - Empfehlung: 4 Stunden ist ein üblicher Vertriebs-SLA. Webhook nur ausfüllen, wenn Sie eine externe Eskalation (z. B. n8n, Slack) angebunden haben.

Schritt 17 — Karte „Datenanreicherung" (Enrichment): - „Anreicherung aktivieren" (enrichment_enabled) — Standard Aus: Reichert Leads über einen externen Anbieter mit Firmendaten (Branche, Größe, Region) an. Bewusst standardmäßig aus, damit keine ungewollten externen Aufrufe und Kosten entstehen. - Nach dem Einschalten: „Anbieter" (enrichment_provider) — Standard mock. Verfügbar sind aktuell mock (sicherer Test-Anbieter, ruft nichts Externes ab) und hunter (Hunter.io, benötigt hinterlegte Zugangsdaten). - Kosten: Jede Abfrage kostet Geld und wird pro Lookup verbucht. Der Preis pro Abfrage ist eine Plattform-Einstellung (enrichment_cost_per_lookup_usd, Standard 0.0) und wird nicht in dieser Maske, sondern zentral gepflegt; alle Anbieterkosten fließen in Ihre Kostenübersicht. - Empfehlung: Zum Ausprobieren mit mock starten. Auf hunter erst umstellen, wenn die Zugangsdaten hinterlegt sind und Sie die Lookup-Kosten kennen.

Schritt 18 — Karte „Webhooks": - „Bei Qualifizierung" (notify_webhook_on_qualify) — Standard Aus. - „Bei Konvertierung" (notify_webhook_on_convert) — Standard Aus. - Empfehlung: Nur einschalten, wenn ein nachgelagertes System (CRM/Automatisierung) angebunden ist.

12.8 Eigene Regeln

Karte „Eigene Regeln" (auf der Leads-Seite, ganz unten).

Schritt 19: - „Pflichtfelder" (required_fields) — Standard email: Felder, die ein Lead haben sollte (kommagetrennt). Fehlen sie, werden sie vermerkt — oder disqualifizieren, wenn „Pflichtfelder strikt" (Schritt 8) an ist. - „Disqualifizierungs-Auslöser" (disqualification_triggers) — Standard leer: Stichwörter im Gesprächstext, die einen Lead sofort aussortieren (z. B. „nur Bewerbung", „Praktikum"). - (nur Erweitert-Modus) „Eigene Kriterien" (custom_criteria) — Standard leer: Zusätzliche Bewertungshinweise als Stichwortliste. - (nur Erweitert-Modus) „KI-Anweisungen" (custom_instructions) — Standard leer: Freitext-Anweisung an die KI, wie Leads zu bewerten sind. - Empfehlung: Mit email als einzigem Pflichtfeld starten. Disqualifizierungs-Auslöser sparsam und eindeutig wählen.

12.9 Wunschkundenprofile (ICP)

Reiter „ICP". Ein ICP („Ideal Customer Profile") beschreibt Ihren Wunschkunden. Passt ein Lead, wird seine Punktzahl mit einem Faktor multipliziert (Booster oder Dämpfer); passt kein Profil, fließt das über das ICP-Gewicht (Schritt 15) in die Gesamtbewertung ein. Die Seite ist zweigeteilt: links die Profil-Liste (mit „+ Neu"), rechts das Bearbeitungsformular.

Schritt 20 — Ein Profil anlegen: - „Name" (name) — Pflichtfeld, 1–120 Zeichen, z. B. „Enterprise DACH". - (nur Erweitert-Modus) „Multiplikator" (score_multiplier) — Standard 1.0, Bereich 0.5–2.0, Schritt 0.1: Faktor auf die Punktzahl bei Treffer. >1 hebt an (z. B. 1.2 für Top-Kunden), <1 dämpft (z. B. 0.8 für Kleinkunden). - (nur Erweitert-Modus) „Priorität" (priority) — Standard 0, Minimum 0: Bei mehreren gleich gut passenden Profilen gewinnt die höhere Priorität. - „Min. Firmengröße" / „Max. Firmengröße" (min_company_size / max_company_size) — optional, jeweils ≥ 0: Mitarbeiterzahl-Bereich. - „Branchen" (industries) — optional, kommagetrennt: exakter Abgleich (Groß-/Kleinschreibung egal). - „Regionen" (regions) — optional, kommagetrennt: Abgleich exakt oder als Teiltext (z. B. „Germany" trifft auch „Berlin, Germany"). - (nur Erweitert-Modus) „Job-Titel" (job_titles_match) — optional, kommagetrennt: Teiltext-Abgleich gegen die Position des Kontakts (z. B. „CEO, Geschäftsführer, Head of"). - „Aktiv" (is_active) — Standard An: Nur aktive Profile werden beim Abgleich berücksichtigt.

Schritt 21 — Speichern bzw. Löschen: Über „Speichern" (bestehendes Profil) bzw. „Erstellen" (neues Profil). Ein ausgewähltes Profil lässt sich über den roten „Löschen"-Knopf (mit Rückfrage) entfernen.

Funktionsweise (gut zu wissen): Bewertet werden nur die Dimensionen, die das Profil vorgibt UND zu denen der Lead Daten hat. Hat der Lead z. B. (noch) keine Firmengröße, wird diese Dimension einfach übersprungen — sie zählt weder positiv noch negativ. Ein Profil gilt erst ab 50 % passender Dimensionen als Treffer. Firmengröße, Branche und Region werden erst durch die Datenanreicherung (Schritt 17) befüllt — ohne Anreicherung greift praktisch nur der Job-Titel-Abgleich.
Empfehlung: Mit 1–3 klaren Profilen starten (z. B. „Wunschkunde" mit Multiplikator 1.3, „Kleinkunde" mit 0.8). Multiplikator nahe 1.0 halten — extreme Werte verzerren das Scoring.

Tipps & Stolpersteine

Telefon ist die Ausnahme: Anrufe legen immer einen Lead an, egal wie der CRM-Schalter steht. Wundern Sie sich also nicht über Telefon-Leads, auch wenn „Jeden Kontakt als Lead anlegen" aus ist.
Summe 100 bzw. 1.00 beachten: Die BANT-Regler sollten zusammen 100 ergeben (Warnung, aber kein Speicher-Stopp); die vier Composite-Gewichte müssen exakt 1.00 ergeben — sonst wird das Speichern abgelehnt.
Schwellen-Reihenfolge: Bei den Klassifizierungs-Bändern muss gelten: disqualifiziert < MQL < SQL. Verdrehte Werte führen beim Speichern zu einem Fehler.
Freemail-Filter mit Vorsicht: Im B2C-Geschäft sperren gmail.com & Co. Ihre echten Kunden aus. Nur im B2B nutzen.
„Pflichtfelder strikt" wirft Leads weg: In Kombination mit Pflichtfeldern verlieren Sie unvollständige Kontakte komplett. Im Zweifel aus lassen.
Anreicherung kostet Geld: hunter löst kostenpflichtige externe Abfragen aus. Zum Testen mock verwenden; die Kosten erscheinen in der Kostenübersicht.
ICP ohne Anreicherung: Branche/Größe/Region bleiben leer, solange keine Datenanreicherung läuft. Ein Profil, das nur darauf basiert, trifft dann nie — definieren Sie deshalb anfangs Profile über Job-Titel.
Erst speichern, dann wirkt es: Die Leads-Seite übernimmt Änderungen ausschließlich über „Speichern". Verlassen Sie die Seite vorher, sind Ihre Änderungen weg.
Erweitert-Modus nicht vergessen: Fehlt Ihnen ein hier beschriebenes Feld, ist sehr wahrscheinlich der Erweitert-Modus nicht aktiv.