Verkauf & Kanäle

Terminbuchung

Mit der Terminbuchung lässt Ihr KI-Agent Kundinnen und Kunden eigenständig Termine vereinbaren – im Web-Widget, per WhatsApp, SMS, E-Mail und Telefon. Sie hinterlegen einmalig Ihre Leistungen, Ihre Mitarbeitenden bzw. Räume und deren Arbeitszeiten; den Rest (freie Slots finden, bestätigen, erinnern) übernimmt der Agent. Dieser Bereich ist ideal für Friseure, Praxen, Kosmetik, Beratung, Werkstätten – überall, wo nach Zeitfenstern gebucht wird.

Sie finden den Bereich in der linken Seitenleiste eines Agenten unter der Gruppe „Channels“ → „Terminbuchung“ (Symbol Kalender). Die Arbeitszeiten werden pro Ressource direkt hier gepflegt – die separate Seite „Öffnungszeiten“ (Gruppe „Allgemein“) verweist für die Buchung nur hierher zurück.

Wichtig zur Reihenfolge: Erst nach dem Aktivieren erscheinen die Tabs. Solange noch Leistung, Ressource oder Arbeitszeiten fehlen, kann der Agent keine Slots anbieten – dafür gibt es oben eine gelbe Checkliste, die genau zeigt, was noch fehlt.

Schritt 1: Terminbuchung aktivieren

Beim ersten Öffnen sehen Sie nur einen kurzen Hinweis und einen Knopf. Klicken Sie auf „Aktivieren“ (intern booking_enabled).

Was es bewirkt: Schaltet die Buchungs-Werkzeuge für die KI frei und blendet die Tabs ein. Der öffentliche Buchungs-Endpunkt nimmt erst danach Anfragen an.
Standard: Aus.
Empfehlung: Aktivieren, sobald Sie mindestens eine Leistung und eine Ressource anlegen möchten.

Nach dem Aktivieren erscheint eine Tab-Leiste:

„Kalender“ – Wochenansicht aller Termine.
„Termine“ – Liste aller Buchungen mit Filter und Aktionen.
„Berichte“ – Auslastung, Umsatz und Buchungsquellen.
„Leistungen“ – Ihre buchbaren Angebote (Dauer, Preis, Kapazität …).
„Ressourcen“ – Mitarbeitende/Räume inkl. Arbeitszeiten und Sperrzeiten.
„Intake“ (nur im Profi-Modus sichtbar) – das Gesprächs-Playbook für die KI.

Profi-Modus: Einige Felder und der Intake-Tab erscheinen nur, wenn oben rechts der erweiterte Modus aktiv ist. Im Normal-Modus sehen Sie eine bewusst reduzierte Auswahl.

Schritt 2: Leistungen anlegen (Tab „Leistungen“)

Eine Leistung ist das, was gebucht wird (z. B. „Herrenhaarschnitt“, „Erstberatung“). Füllen Sie im Block „Hinzufügen“ die Felder aus und klicken Sie „Hinzufügen“.

„Name“ (Pflicht) – Bezeichnung der Leistung. 1–255 Zeichen. Ohne Namen ist der Knopf deaktiviert.
„Beschreibung“ – optionaler Zusatztext.
„Dauer“ (Minuten) – Termindauer.
Erlaubt: 5–600 Minuten. Standard: 30.
Empfehlung: Realistisch ansetzen – die Dauer bestimmt, wie eng der Kalender getaktet wird.
„Kapazität“ – wie viele Personen denselben Slot buchen können (Gruppen-/Kursplätze).
Erlaubt: 1–200. Standard: 1 (Einzeltermin).
Bei einem Wert > 1 erscheint ein Badge mit der Platzzahl; die KI bietet den Slot dann mehrfach an.
„Preis“ – Preis in der kleinsten Währungseinheit (z. B. Cent). Das Feld-Label nennt die Einheit Ihrer Währung. Leer = kein Preis hinterlegt.
Beispiel: 5000 = 50,00 €.

Nur im Profi-Modus zusätzlich beim Anlegen:

„Puffer davor“ / „Puffer danach“ (in Minuten) – Vor-/Nachbereitungszeit, die nach jedem Termin freigehalten wird. Je 0–240 Minuten, Standard: 0.
„Storno-/Ausfallgebühr“ – Gebühr (in Cent) bei (verspäteter) Absage. Leer = keine.
„Anzahlung %“ – Prozentsatz des Preises, der als Anzahlung verlangt wird. 0–100, Standard: 0 (keine Anzahlung). Greift nur, wenn Stripe angebunden und ladebereit ist (siehe Schritt 5).
„Steuersatz“ (MwSt. in %) – z. B. 19 für Deutschland. 0–100, vorbelegt mit dem länderspezifischen Standard Ihrer Firma.
„Mindest-Vorlauf“ – überschreibt für diese Leistung den Vorlauf des Agenten (in Minuten, 0–10080 = bis 7 Tage). Leer = Agent-Standard.

Eine Leistung bearbeiten

Jede Leistung erscheint als Karte. Der Name lässt sich direkt im Feld ändern. Rechts:

Stift-Symbol öffnet den Detail-Dialog mit allen Feldern.
Schalter – Leistung aktiv/inaktiv (is_active, Standard: aktiv). Inaktive Leistungen sind nicht buchbar, bleiben aber erhalten.
Papierkorb – löschen. Bei bestehenden Buchungen wird das mit einer Meldung blockiert.
„Intake-Formular“ (Profi-Modus) – pro Leistung individuelle Vorab-Fragen (siehe Schritt 6).

Im Detail-Dialog finden Sie zusätzlich:

„Flexible Dauer“ – die angezeigte Dauer ist dann nur ein Standardwert; die tatsächliche Länge kann variieren. Standard: aus.
„Preis inkl./exkl. Steuer“ – ob der Preis brutto (inkl.) oder netto (exkl.) verstanden wird. Standard: inklusive.
„Zahlungsmodus“ (payment_mode), wirkt nur mit aktivierten Zahlungen:
„Anzahlung“ (Standard) – Anzahlung sofort einziehen.
„Nur Reservierung“ (auth_only) – Betrag wird auf der Karte nur vorgemerkt/blockiert (Stripe-Hold), aber noch nicht abgebucht.
„Aufteilen“ (split) – Anzahlung jetzt, Restbetrag später.
„Voll“ (full) – kompletter Preis sofort.
„Trinkgeld zulassen“ – blendet im Bezahlschritt Trinkgeld-Vorschläge ein. Standard: aus.

Hinweis: „Folge-Intervall“ (Re-Engagement nach X Tagen) und „Spezialkategorie-Daten“ (DSGVO Art. 9, z. B. Gesundheitsdaten) sind weitere, technisch vorhandene Felder. Sind sie in Ihrer Ansicht nicht sichtbar, sind sie nicht freigeschaltet – fragen Sie im Zweifel den Support.

Schritt 3: Ressourcen anlegen (Tab „Ressourcen“)

Eine Ressource ist alles, was zu einer Zeit nur einmal verplant werden kann: eine Mitarbeiterin, ein Stuhl, ein Behandlungsraum. Jede Ressource hat ihre eigenen Arbeitszeiten und Sperrzeiten – ein Ort, eine Konfiguration.

Schnell anlegen: Im oberen Feld nur den „Namen“ eingeben (z. B. „Anna“ oder „Raum 1“) und „Hinzufügen“ klicken (oder Enter). Alles Weitere stellen Sie in der Karte ein. Ohne mindestens eine Ressource kann nicht gebucht werden.

Jede Ressource erscheint als aufklappbare Karte:

Rundes Foto links – klicken Sie darauf, um ein Bild hochzuladen (PNG, JPG oder WebP). Das Foto erscheint später z. B. im Buchungs-Widget. Im Reiter „Details“ können Sie es wieder entfernen.
Name – direkt im Feld editierbar.
Schalter – Ressource aktiv/inaktiv (Standard: aktiv). Inaktive Ressourcen werden nicht verplant.
Pfeil nach unten – klappt die Konfiguration auf.
Papierkorb – löschen (bei bestehenden Buchungen blockiert).

Im aufgeklappten Bereich gibt es drei Reiter:

Reiter „Details“ - „Zeitzone“ – Zeitzonenname der Ressource (z. B. Europe/Berlin). Leer = es gilt die Standardzeitzone des Agenten. Bis 64 Zeichen. - „Slot-Raster“ (Profi-Modus) – in welchen Minutenschritten Startzeiten angeboten werden. 5–120 Minuten, Standard: 15. Kleinere Werte = mehr Auswahl, dichterer Kalender.

Reiter „Arbeitszeiten“ → siehe Schritt 4 Reiter „Sperrzeiten“ → siehe Schritt 4

Schritt 4: Arbeitszeiten und Sperrzeiten pflegen

Arbeitszeiten (wöchentlich, pro Ressource) – Reiter „Arbeitszeiten“ in der Ressourcen-Karte:

Schritt a: Auf „Fenster hinzufügen“ klicken. Es entsteht eine Zeile mit Wochentag, Startzeit und Endzeit (vorbelegt Montag, 09:00–17:00).
Schritt b: Wochentag wählen und Uhrzeiten anpassen. Mehrere Fenster pro Tag sind erlaubt – z. B. 09:00–12:00 und 14:00–18:00 für eine Mittagspause.
Schritt c: „Speichern“ klicken. Wichtig: Speichern ersetzt den kompletten Wochenplan dieser Ressource. Was in der Liste steht, gilt – gelöschte Zeilen sind danach weg.
Die Endzeit muss nach der Startzeit liegen, sonst wird gespeichert abgelehnt.

Sperrzeiten (einmalige Auszeiten) – Reiter „Sperrzeiten“:

„Grund“ – optional (z. B. „Urlaub“, „Fortbildung“). Bis 255 Zeichen.
„Start“ / „Ende“ – Datum und Uhrzeit (Pflicht; Ende muss nach Start liegen).
„Hinzufügen“ legt die Sperre an; sie erscheint in der Liste darunter und kann per Papierkorb wieder entfernt werden.
In diesem Zeitraum bietet der Agent keine Slots für diese Ressource an.

Wenn Sie nur eine Ressource haben, gibt es keinen Auswahl-Umschalter – Sie bearbeiten sie direkt. Bei mehreren Ressourcen wählen Sie oben die gewünschte aus.

Schritt 5: Anzahlungen, Stripe-Holds und Rückerstattungen (Bereich „Zahlungen“)

Damit Anzahlungen, Vorautorisierungen (Holds) oder Vollzahlungen wirklich eingezogen werden, brauchen Sie Stripe. Das richten Sie nicht im Buchungs-Bereich ein, sondern in der Seitenleiste unter „Zahlungen“.

Schritt a: Schalter „Zahlungen aktivieren“ einschalten (payments_enabled). Allein bewirkt das noch keine Abbuchung.
Schritt b: Auf „Stripe verbinden“ klicken und das Stripe-Onboarding durchlaufen. Erst wenn Stripe „charge-ready“ meldet (grünes Status-Abzeichen), wird im Buchungs-Widget ein Bezahlschritt angezeigt – und auch nur für Leistungen mit Anzahlung % > 0.
Solange Stripe nicht verbunden/fertig ist, läuft die Buchung automatisch ohne Zahlung weiter – es geht also nichts kaputt, wenn Sie den Schalter vorab umlegen.
Holds: Beim Zahlungsmodus „Nur Reservierung“ wird der Betrag auf der Kundenkarte nur vorgemerkt, nicht abgebucht – nützlich, um No-Shows abzusichern, ohne sofort zu kassieren.
Rückerstattungen: Auf der Zahlungsseite sehen Sie die letzten Zahlungen und können einzelne per „Erstatten“ zurückzahlen. Die automatische Erstattung bei Kundenstornos folgt einem Zeitfenster (Standard intern 24 Stunden vor Termin); ein 0-Fenster bedeutet keine automatische Erstattung – die Anzahlung verfällt dann immer.

Schritt 6: Intake – Vorab-Fragen und KI-Gesprächsleitfaden (Profi-Modus)

Intake-Formular pro Leistung (Knopf „Intake-Formular“ auf der Leistungskarte): Hier definieren Sie Fragen, die vor der Bestätigung gestellt werden (im Widget, per WhatsApp oder durch die KI).

„Hinzufügen“ legt eine Frage an. Pro Frage stellen Sie ein:
„Label“ (Pflicht) – die sichtbare Frage. Der technische „Key“ wird automatisch daraus erzeugt.
„Typ“ – text, textarea (mehrzeilig), number, boolean (Ja/Nein) oder select (Auswahlliste).
„Pflichtfeld“ – Schalter, ob die Antwort verpflichtend ist.
Bei select: „Optionen“ (eine pro Zeile, mindestens eine erforderlich).
Reihenfolge per Pfeiltasten ändern, „Speichern“ nicht vergessen.

Intake-Playbook (Tab „Intake“): ein freier Text (Markdown, bis 8.000 Zeichen), der dem Agenten vorgibt, wie das Buchungsgespräch ablaufen soll – Begrüßung, Reihenfolge, Tonfall, Sonderfälle, Bestätigungstext. Über die Knöpfe oben (z. B. „Begrüßung“, „Tonfall“, „Bestätigung“) fügen Sie fertige Bausteine ein. Leer = der Agent nutzt seinen Standard-Leitfaden.

Termine verwalten (Tabs „Kalender“, „Termine“, „Berichte“)

„Kalender“ zeigt die Woche im Überblick.
„Termine“ listet alle Buchungen. Oben filtern Sie nach Status: bestätigt, ausstehend, storniert, abgeschlossen, nicht erschienen. Pro Termin sehen Sie Leistung, Zeit, Ressource und Kunde (mit Verknüpfung zur Konversation, falls vorhanden). Aktionen:
Bei vergangenen, bestätigten Terminen: „Erledigt“ oder „No-Show“ markieren.
Senden-Symbol: Bestätigung erneut verschicken (zeigt an, über welche Kanäle es ging bzw. fehlschlug).
X-Symbol: Termin stornieren.
Interne Notiz hinzufügen/bearbeiten (nur intern, für den Kunden nicht sichtbar).
„Berichte“ zeigt Auslastung je Ressource, Umsatz je Leistung und die Verteilung der Buchungsquellen.

Automatische Funktionen im Hintergrund

Diese Dinge laufen, ohne dass Sie ein UI-Feld dafür finden – gut zu wissen:

Erinnerungen: Standardmäßig 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin (reminder_offsets_minutes = [1440, 60]), per E-Mail. Der Versand probiert die hinterlegten Kanäle der Reihe nach.
Vorlauf & Vorausbuchung: Termine frühestens 60 Minuten vorher und bis 60 Tage im Voraus buchbar (Standardwerte). Pro Leistung lässt sich der Vorlauf überschreiben (Feld „Mindest-Vorlauf“).
Doppelte Bestätigung (Double-Opt-in): Optional starten öffentliche Buchungen als „ausstehend“ und werden erst nach Klick auf den Bestätigungslink in der E-Mail „bestätigt“. Der Link ist nur kurz gültig (ca. 30 Minuten); klickt niemand, wird der Slot automatisch wieder freigegeben. Das schützt vor Spam mit Fake-Adressen.
Warteliste: Findet das System keinen freien Slot, kann sich der Kunde mit Wunsch-Zeitraum auf die Warteliste setzen lassen und wird benachrichtigt, sobald (durch Storno, gestrichene Sperrzeit o. Ä.) etwas frei wird.
Selbst-Stornierung/-Verschiebung: Über den Link in der Bestätigungsmail können Kunden selbst stornieren oder umbuchen (standardmäßig erlaubt), ggf. nur außerhalb eines Storno-Zeitfensters.

Tipps & Stolpersteine

Die gelbe Checkliste ernst nehmen: Erst wenn Leistung + Ressource + Arbeitszeiten vorhanden sind, kann der Agent Slots anbieten. Vorher bekommt der Kunde nur „kein Termin verfügbar“.
Arbeitszeiten = Vollersatz: „Speichern“ überschreibt den gesamten Wochenplan der Ressource. Wer eine Zeile entfernt und speichert, hat sie wirklich gelöscht.
Eine Ressource = ein Kalender: Arbeitszeiten und Sperrzeiten gehören in die jeweilige Ressourcen-Karte, nicht auf die allgemeine „Öffnungszeiten“-Seite (die ist für die Bestell-/Ordering-Zeiten).
Preise sind in Cent: 5000 bedeutet 50,00 €, nicht 5.000 €. Das Label nennt die Einheit – trotzdem ein häufiger Fehler.
Anzahlung ohne Stripe = wirkungslos: Eine „Anzahlung %“ greift nur, wenn unter „Zahlungen“ Stripe verbunden und ladebereit ist. Ohne das bucht der Kunde einfach ohne Zahlung.
„Nur Reservierung“ ist ein Hold, keine Abbuchung: Der Betrag wird vorgemerkt; abgebucht wird erst, wenn Sie ihn (oder die Logik) einziehen. Verwechslung mit „Voll“ vermeiden.
Storno-Erstattungsfenster 0: bedeutet „keine automatische Rückerstattung“, nicht „immer erstatten“. Für „immer erstatten“ einen sehr großen Wert verwenden.
Zeitzonen sauber setzen: Leer lässt die Standardzeitzone des Agenten gelten. Bei Filialen in unterschiedlichen Zeitzonen unbedingt pro Ressource eintragen, sonst stimmen die Slots nicht.
Kapazität > 1 prüfen: Ein versehentlich hoher Kapazitätswert macht aus einem Einzeltermin einen Gruppenslot mit vielen Plätzen.
Profi-Modus: Fehlen Ihnen Felder wie Puffer, Anzahlung oder der Intake-Tab, ist meist nur der erweiterte Modus deaktiviert.